El Scope Creep o síndrome de lavadero, es un término usado en la gestión de proyectos para definir los cambios no controlados en el alcance de un proyecto.
Cuando sucede este fenómeno, los proyectos se alargan más de lo planeado. Lo que implica un gasto mayor, obligando a los implicados a romper el límite de presupuesto pactado al inicio.
Por tanto, el Scope creep se convierte en un problema para los gerentes de proyectos y las partes interesadas. Para evitarlo es conveniente saber quién, dentro del proyecto, puede causar el síndrome del lavadero.
Y por norma general, suelen ser tres partes las que pueden provocarlo. A continuación, mostramos cuáles son y qué hacer para evitarlo.
Una de las causas más comunes del Scope creep es el propio cliente. Hay diversos motivos para que esto suceda, pero la comunicación suele ser el factor fundamental.
Los gerentes de proyecto muchas veces no comprenden en su totalidad las expectativas del cliente. Esto genera que, una vez el trabajo esté en curso, el principal interesado solicite cambios.
Pueden ser pequeñas adiciones, pero si no se controlan a tiempo irán escalando y se convierten en un gran problema.
Para evitarlo, se debe dejar bien claro el alcance del proyecto y entender a la perfección las expectativas que tiene el cliente. Además, una comunicación efectiva en todo el proceso ayuda a evitar los cambios no planeados.
Cuando un proyecto depende de proveedores externos son varios los factores que lo ponen en riesgo. Desde una API de terceros hasta una empresa encargada de los contenidos pueden influir en los tiempos de entrega.
Una forma de reducir estos riesgos y evitar sufrir el Scope creep, es saber el impacto que tendrán los terceros en el proyecto. De esta manera, se pueden gestionar los riesgos con anticipación.
Además, es importante identificar las partes que dependen de proveedores externos. Algo que es mejor hacerlo en la primera reunión del proyecto.
Es casi imposible cubrir todas las posibilidades, pero tener una prevención aminorará el impacto negativo que puedan tener los incumplimientos de terceros.
Cuando los miembros del equipo no conocen el alcance del proyecto, pueden tomar decisiones que no corresponden. También suele suceder que algunos integrantes asumen cargas de trabajo que no pueden cumplir y terminan afectando los tiempos de entrega.
En ambos escenarios, el origen de estos inconvenientes es la falta de comunicación efectiva.
Por esta razón, es crucial que todos los miembros del equipo estén en la reunión donde se define el alcance del proyecto. De lo contrario, es muy probable que ellos mismos sean los causantes del Scope creep.
Adicionalmente, se recomienda que el equipo sea unido, comparta información e ideas. De este modo, todos se involucran y pueden aportar sugerencias para un mejor desarrollo del proyecto.
El Scope Creep (síndrome de lavadero) es muy común y tiene su origen cuando un proyecto no está bien definido, tiene pobre documentación y nulo control. Evitarlo es posible identificando los factores que lo provocan, por lo general, son los tres mencionados.